המרפאה עונה לכל שיחה — גם כשכל הצוות ליד הכיסא
סוכן קולי בעברית שמקבל את גל הבוקר, קובע תורים, מזהה מטופל חוזר לפי מספר הטלפון, ומעביר לצוות כל פנייה שדורשת שיקול קליני.
בקצרה
איך מרפאת שיניים מפסיקה לפספס שיחות?
מרפאת שיניים מפסיקה לפספס שיחות כשסוכן טלפוני מבוסס AI עונה בעברית לכל שיחה נכנסת — בשעות העומס, אחרי הסגירה ובסופי שבוע — במקום שהשיחה תגיע לתא קולי. הסוכן קובע, מזיז ומבטל תורים דרך המערכות שאתם מחברים אליו, עונה על שאלות חוזרות מתוך מאגר ידע שהצוות אישר, ומעביר לרופא או למזכירה כל פנייה שדורשת שיקול קליני. אחרי כל שיחה מחכה לכם הקלטה, תמלול, סיכום, מדד סנטימנט וסיבת ההעברה, כך שמנהלת המרפאה רואה בדיוק מה נאמר ומה נקבע.
מה קורה היום
- גל השיחות של 08:00 נוחת בדיוק כשהמזכירה עומדת ליד הכיסא ועוזרת לרופא — והטלפון מצלצל לריק
- מטופל עם כאב חריף שלא נענה מחייג למרפאה הבאה בתוצאות החיפוש בתוך פחות מדקה
- ביטול של הרגע האחרון נוחת בתא הקולי בשעה 21:00, והחלון של מחר נשאר ריק
- שאלות חוזרות — שעות פתיחה, הסדרי קופות, מה כולל ניקוי אבנית — אוכלות את היום של הצוות
- פניות שמגיעות אחרי 17:00, בשישי ובשבת פשוט נעלמות, גם כשהן הגיעו מפרסום ששילמתם עליו
ככה זה נשמע
שלום, הגעתם למרפאת השיניים. אני העוזרת הדיגיטלית של המרפאה. אני יכולה לקבוע תור, להזיז תור קיים, או להעביר אתכם לצוות. איך אפשר לעזור?
מה הסוכן אוסף בשיחה
- שם מלא ומספר טלפון לחזרה
- תעודת זהות או מספר מטופל במרפאה
- סיבת הפנייה — בדיקה, ניקוי, כאב, המשך טיפול
- רמת דחיפות: כאב חריף, שבר, נפיחות או דימום
- חלון זמן מועדף — ימים ושעות
- קופת חולים או ביטוח משלים, ורופא מועדף
שימושים נפוצים
גל הבוקר, שעות הסגירה וסוף השבוע
העומס הטלפוני של מרפאת שיניים לא מתפזר על היום — הוא מרוכז בשעה הראשונה, ובדיוק אז הצוות עסוק בכיסא. הסוכן עונה לכל שיחה במקביל, בעברית, בלי תור המתנה, ולא משנה כמה אנשים מחייגים באותו רגע. מחוץ לשעות הפעילות הוא ממשיך לענות בדיוק אותו דבר.
- מענה 24/7 בקו הטלפון הקיים של המרפאה
- מספר שיחות במקביל בלי מוזיקת המתנה
- אותו סוכן זמין גם בוואטסאפ, לפניות שמעדיפות טקסט
- שיחות יוצאות ליזום תזכורות ואישורי הגעה
קביעת תורים, הזזות וביטולים
הסוכן מחובר למערכות שלכם דרך כלים שאתם מגדירים, ולכן הוא לא רק רושם בקשה — הוא מבצע אותה: בודק זמינות, קובע תור, מזיז אותו או מבטל, ומאשר למטופל בקול. אם השיחה נוגעת במשהו שמעבר להרשאות שלו, היא עוברת לאדם.
- קביעה, הזזה וביטול מול המערכת המחוברת
- זיהוי מטופל חוזר לפי מספר הטלפון, כולל היסטוריית השיחות הקודמות איתו
- העברה חמה לצוות, כולל חיוג לשלוחה מסוימת
- תור פנוי אחרי ביטול — שיחות יוצאות לרשימת המתנה
כאב חריף: מיון והעברה, לא ייעוץ רפואי
הסוכן לא נותן ייעוץ רפואי ולא מאבחן. מה שהוא עושה זה לזהות שהפנייה דחופה, לתעד את הפרטים המדויקים — כאב, נפיחות, שבר, טראומה, מתי התחיל — ולהעביר לצוות לפי הכללים שהגדרתם, כולל חיוג לשלוחה של הרופא התורן. כל מה שקליני מגיע לבן אדם, וזה מוגדר בזרימת השיחה עצמה.
- כללי הסלמה שאתם מגדירים, לא פרשנות חופשית של המודל
- העברה לשלוחה ספציפית או למספר חיצוני
- סיבת ההסלמה נשמרת על השיחה לצורך בקרה
- מעקות בטיחות שחוסמים תשובות מחוץ לתחום שהוגדר
פרטיות מטופלים: מה קורה למידע ולהקלטות
שיחה במרפאת שיניים כוללת שם, תעודת זהות ולעיתים גם פרט רפואי. זיהוי PII מותאם לעברית מסמן מידע רגיש בתמלול וממסך אותו לפי הגדרות המחלקה, וגישה להקלטות נשלטת לפי תפקיד. לבקשת מחיקה יש תהליך אנונימיזציה מלא שמנקה את פרטי המתקשר, ממסך את התמלול, מנטרל את ההקלטה ומשאיר אחריו רישום ביקורת עם מספר אסמכתה שאפשר למסור למטופל.
- מיסוך PII מודע לעברית בתמלולים
- הרשאות האזנה להקלטות לפי תפקיד
- תהליך אנונימיזציה למחיקה, עם רישום ביקורת ומספר אסמכתה
- פריסה בענן רב-דיירי, או התקנה עצמאית מלאה בשרתים שלכם
מה מנהלת המרפאה רואה אחרי כל שיחה
כל שיחה מסתיימת ברשומה אחת: הקלטה, תמלול מלא, סיכום, סנטימנט וסיבת הסלמה אם הייתה. מכאן אפשר לראות מה באמת שואלים מטופלים, איפה הסוכן העביר לצוות ולמה, ולעדכן את מאגר הידע בהתאם. אפשר גם למשוך את הכל החוצה דרך API, webhooks חתומים או כתיבה חזרה ל-Salesforce ול-HubSpot.
שאלות נפוצות
האם הסוכן נותן למטופל ייעוץ רפואי או אבחנה?
לא. הסוכן מטפל בקביעת תורים, איסוף פרטים, שאלות נפוצות וניתוב — וכל פנייה קלינית עוברת לרופא או לצוות. זה מוגדר בזרימת השיחה ובמעקות הבטיחות, ולא נשען על שיקול דעת של המודל: כשעולה תוכן קליני, הסוכן מתעד את הפרטים ומעביר, כולל חיוג לשלוחה של הרופא התורן אם הגדרתם כזו.
מה קורה כשמטופל מתקשר עם כאב חריף באמצע הלילה?
הסוכן עונה — הוא עובד 24/7 — מתעד את הפרטים ומפעיל את כלל ההסלמה שהגדרתם. אפשר להגדיר העברה מיידית למספר או לשלוחה של הרופא התורן, ואפשר להגדיר שהוא רושם את הפנייה כדחופה ומזמן חזרה ראשונה בבוקר. סיבת ההסלמה נשמרת על השיחה, כך שבבוקר רואים מיד מי חיכה ולמה.
האם הסוכן באמת קובע תור ביומן שלנו, או רק משאיר הודעה?
הוא קובע בפועל, כשמחברים אותו למערכת התורים שלכם דרך כלי ייעודי. הסוכן בודק זמינות, קובע, מזיז או מבטל ומאשר למטופל בקול באותה שיחה. אם המערכת לא מחוברת או לא מחזירה תשובה, הוא נופל חזרה לאיסוף פרטים והעברה לצוות — במקום להבטיח למטופל תור שלא קיים.
מי יכול להאזין להקלטות של השיחות במרפאה?
רק מי שהרשאת התפקיד שלו מתירה זאת. גישה להקלטות נשלטת לפי תפקיד בממשק הניהול, והתמלול עצמו מוצג עם מיסוך של מידע מזהה. אם מטופל מבקש מחיקה, תהליך האנונימיזציה מנקה את פרטיו מהשיחה, ממסך את התמלול ומנטרל את ההקלטה — ומשאיר רישום ביקורת של מי ביצע ומתי.
התקשרו לסוכן עכשיו
שיחה אמיתית, בעברית. זה בדיוק מה שהלקוחות שלכם ישמעו.
שהסוכן יחזור אליי
השאירו מספר — הסוכן מתקשר תוך פחות מדקה.
עודכן: